El correu electrònic és la forma de comunicació per excel·lència de les empreses, i més en els dies en què ens trobem. En els nostres emails solem contenir dades crítiques sobre la nostra empresa i els nostres clients. Per això és de vital importància protegir-ho enfront de possibles atacs de hackers que busquen obtenir algun tipus de benefici (econòmic o de reputació) i tenir-los disponibles a llarg termini.
Per a protegir i preservar les dades crítiques l’empresa ha de comptar amb una solució d’arxiu de correu electrònic i un programari de suport. Això és realment important ja que, amb totes dues solucions, compleixen la major part dels requisits legals i de protecció.
Còpia de seguretat versus arxivat de correu
Gran part de les empreses tenen assumit que han de realitzar còpies de seguretat de tots els seus arxius de manera periòdica, però saben realment per a què serveix l’arxivat de correu?
Encara hi ha qui creu que una còpia de seguretat i un arxivat de correu serveixen per al mateix i que comptant amb una de les dues opcions és suficient. Per això avui volem parlar de les diferències entre una còpia de seguretat i un arxivat de correu.
Còpia de seguretat: Què és?
Una còpia de seguretat consisteix en l’extracció d’una còpia de les dades (incloent les dades crítiques) amb la finalitat de restaurar aquestes dades en cas de danys o pèrdues.
El propòsit de la còpia de seguretat és restaurar les dades si alguna cosa ocorre i es perd la informació. Per exemple, algú pot esborrar accidentalment (o maliciosament) un email o un servidor que contingui dades crítiques per a l’empresa i, si no disposéssim de còpia de seguretat, aquests es perden.
Arxivat de correu: Què és?
L’arxivat de correu consisteix a fer una còpia de les dades per a retenir-los a llarg termini (anys o dècades) i en una ubicació segura que tingui un accés molt restringit. En la majoria d’ocasions les dades originals s’eliminen després de realitzar l’arxivat, permetent-nos disposar de major espai d’emmagatzematge per al nostre dia a dia.
Arxivar el correu pot servir per a múltiples propòsits. El més habitual és ajudar a localitzar algunes dades crítiques necessàries una vegada transcorregut un llarg període de temps. Un altre propòsit pot ser disposar d’aquestes dades per a utilitzar-los com a prova legal, en cas de ser necessari.
Les diferències entre l’arxivat de correu i la còpia de seguretat
La més important és que els sistemes de suport (còpia de seguretat) restauren dades, mentre que els sistemes d’arxivat de correu els recuperen.
Quan es restaura un arxiu o dada, normalment es tracta d’un únic arxiu, servidor o base de dades. Però quan es recupera, sol recuperar-se una col·lecció de dades relacionades que poden estar emmagatzemats en diferents servidors o formats.
Per a fer una restauració d’una còpia de seguretat és necessari que sapiguem on està l’arxiu o dades crítiques que volem recuperar. En canvi, per a recuperar informació que hem arxivat no és necessari, només necessitem saber el conjunt de paràmetres que volem recuperar. Per exemple: volem recuperar un contracte d’un client determinat però no sabem on es troba exactament. No passa res, només haurem de posar unes paraules clau en el cercador – contracto XXX, per exemple – i ens apareixeran tots els correus relacionats.
La importància dels dos sistemes
Moltes empreses intentar utilitzar el sistema de còpia de seguretat com un sistema d’arxivat de correu,la qual cosa significa que mantenen les seves còpies de seguretat durant molt de temps.
La primera vegada que necessitessin fer una recuperació real, trobessin el difícil que és recuperar alguna cosa que està destinat a fer restauracions. Això farà que la recuperació sigui molt més lenta i costosa.
Si volen recuperar un correu electrònic és molt més fàcil i ràpid comptar amb una solució d’arxivat de correu. Així evitessin demorar la cerca de les dades crítiques necessàries i podran donar resposta a la necessitat original de manera àgil, ja sigui presentar-los com a prova legal en un litigi o recuperar-los per a elaborar un informe o proposta per a un client.
Des de LISOT Informàtica Empresarial a Barcelona us oferim diferents sistemes tant de còpia de seguretat com d’arxivat de correu.
